Confira o artigo sobre Lean Office publicado no Anuário IEL das 200 Maiores e Melhores Empresas do Espírito Santo 2018

O cenário do mercado atual traz novos desafios, que colocam as empresas nacionais de pequeno, médio e grande portes na corrida pelo aperfeiçoamento da qualidade da gestão, do aumento da competitividade e da produtividade, e da implementação de estratégias de inovação.

Em meio a todas essas mudanças no mercado e, consequentemente, na concorrência da indústria mundial, o Brasil se encontra diante de grandes oportunidades para o aumento da competitividade. O conceito enxuto procura envolver e integrar não só a manufatura, mas também todas as partes de uma organização, com o objetivo de eliminar desperdícios e aumentar a agregação de valor. Dessa forma, a empresa passa a atender às necessidades de seus clientes em menos tempo, com alta qualidade e baixo custo (GUINATO, 2000).

O pensamento enxuto aplicado nas áreas administrativas é de vital importância, principalmente quando se constata que 60% a 80% de todos os custos envolvidos para satisfazer à demanda de um cliente são de natureza administrativa (TAPPING; SHUKER, 2010).

A metodologia em Lean Office, desenvolvida pelo Instituto Euvaldo Lodi – Núcleo Central, resume as principais técnicas e ferramentas utilizadas para tornar enxuto um espaço de escritório, com instrumentos que definem e delimitam o caminho da administração de um ambiente informacional com base na mentalidade Lean.

O Lean Office IEL é um produto de caráter inovador, desenvolvido através de um Modelo de Intervenção/Método de Trabalho específico, a partir de dois elementos centrais: resultado e método, para apoiar o aumento da competitividade e o desenvolvimento da indústria brasileira, unindo e utilizando de forma sinérgica ferramentas importantes para buscar a excelência operacional das empresas.

O produto é direcionado para aplicação em áreas administrativas e/ou em atividades de apoio e serviços para as empresas que querem agilizar seus processos, reduzir os custos operacionais e implantar um sistema de melhoria contínua para atuarem em mercados de alta competitividade.

Para atender às diversas exigências e necessidades do mercado, o IEL criou três diferentes soluções: O método de trabalho já foi aplicado em unidades do Sistema Indústria (federações e departamentos regionais do Sesi e do Senai), em média e grande indústria e também na administração pública. Foram alcançados os seguintes resultados:

– Redução de 56% do tempo (horas) de permanência do cliente na unidade de atendimento de saúde ocupacional;

– Redução de 63% da quantidade de atividades durante o atendimento ao trabalhador na unidade de atendimento de saúde ocupacional;

– Redução de 196 horas/ano na conferência das pautas dos professores;

– Redução de 100% das ligações para buscar informações que estão disponíveis no sistema de atendimento;

– Aumento da execução orçamentária de 73,6% para 95% na projeção anual;

– Crescimento das licitações com êxito de 50% para 75%;

– Redução do lead time de compra em cinco dias úteis;

– Padronização de documentações e controles;

– Redução de 55% do tempo total de permanência do candidato no ambulatório;

– Aumento do Prazo Médio Pagamento – PMP ao fornecedor, de 21 para 25 dias.

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Por: Jakeline Postai, Natianne Araujo, Paula Amaral e Thiago Menezes