Contratar ou organizar? Aumentar ou diminuir? Detalhar ou resumir? Documentar ou informatizar?

Estas são perguntas que afetam diretamente os gestores de áreas administrativas diretas ou de apoio administrativo nas organizações de qualquer natureza de atividades.

Em virtude da necessidade de maior eficiência em setores administrativos, as perguntas mencionadas podem estimular a busca de soluções que apresentem melhores resultados nas rotinas administrativas, tanto na entrega quanto no uso racional de tempo, papeis, registros, sistemas, trânsito de informações, entrega de serviços e funcionalidade de processos.

Neste âmbito, pode-se mencionar a utilização do Lean Office como ferramenta para a redução ou eliminação dos desperdícios, com uma declaração de “guerra” contra as perdas e com forte envolvimento dos colaboradores, em todos os níveis.

A origem dos conceitos Lean ocorreu na indústria automotiva (Lean Manufacturing). Historicamente, o Lean Manufacturing (Produção Enxuta) é uma filosofia inspirada em práticas e resultados do Sistema Toyota de Produção, com foco nos processos produtivos, sendo sua aplicação estendida para diversos conceitos de produção.

O conceito de produção puxada na fabricação de produtos recebeu uma nova visão para o Office (escritório), uma vez que, neste caso, a produção realizada é de informação, ao invés de material. Para o Lean Office, a avaliação é dada apenas sobre o Fluxo de Informação, com a transformação do processo realizada sobre as informações (processos de negócio, serviços e administrativos). Ele é uma filosofia que busca fazer mais com menos” com foco em Processos Administrativos.

A partir dos conceitos de análise e compreensão dos processos com base no Lean, a capacidade de análise dos processos é ampliada, tornando-se possível enxergar sua realidade. De forma geral, os processos costumam ser mais complexos e longos do que se imagina e o ideal é que deveriam ser ainda mais simples e eficientes.

Com base na nesta análise, é possível determinar que a maioria dos desperdícios (perdas) nos processos administrativos são originados por 8 tipos de situações:

Variação no processo – Cada um define o seu ritmo de trabalho e prioriza as tarefas de forma individual.
“Re-inserir” – Inserir novamente informações no sistema
“Papelada” – Produzir qualquer documento físico ou formulário desnecessário
Retrabalho – Ter que refazer algo que havia sido feito.
Invisibilidade – Informação “escondida” ou incompleta.
Complicação – Informação complicada sendo recebida ou enviada.
Espera – Informação tem aguardar para ser aprovada, entregue, verificada ou completada.
Redundância – Trabalho duplicado ou mesma informação guardada em lugares diferentes.

Resultados, Discussão e provocação

Como ferramenta de eliminação de tais perdas, o Lean Office provoca vários resultados durante e após sua aplicação:

• Fluxos mais enxutos nos escritórios;
• Maior flexibilidade nas operações;
• Mais qualidade operacional;
• Aumento de produtividade;
• Melhoria do atendimento;
• Redução do lead time (tempo de espera).

E sua organização, está preparada para ter processos administrativos mais enxutos e eficientes?

Nilson S. Silva
Consultor em Gestão Empresarial – IEL